En muchas gestorías una parte del cierre trimestral se va en lo mismo: el cliente manda los extractos en PDF y alguien teclea los movimientos en el programa contable. Es lento, no aporta valor y es donde aparecen los errores.
Por qué siguen llegando PDF
- Al cliente le resulta más fácil descargar el PDF que buscar la exportación a Norma 43.
- Los extractos de meses anteriores ya no están disponibles en la banca online.
- Algunas cuentas (particulares, bancos pequeños, cuentas extranjeras) no ofrecen otro formato.
Aunque pidas el Norma 43, siempre acaban llegando PDF.
Un proceso en 4 pasos
1. Pedir el formato correcto, con un plan B
Envía a cada cliente nuevo instrucciones para descargar el Norma 43 de su banco. Si aun así llega un PDF, no lo teclees: conviértelo.
2. Convertir el PDF con comprobación de saldos
La clave no es solo convertir, sino verificar: saldo inicial + movimientos = saldo final, línea a línea. Si no cuadra, sabrás exactamente qué movimiento revisar antes de importar.
3. Importar en el programa contable
Con un fichero Norma 43 o el Excel con el formato que espera tu programa (por ejemplo, el de ContaSOL), la importación tarda segundos.
4. Conciliar y reclamar lo que falta
Los movimientos sin asiento son tu lista de pendientes: facturas que el cliente no ha enviado, gastos sin justificar o cobros sin identificar.
Cuánto tiempo se ahorra
Hazlo con tus propios números: movimientos al mes por cliente × número de clientes × segundos por movimiento tecleado. Con 50 clientes y 40 movimientos cada uno son 2.000 líneas al mes. A 15 segundos por línea, son más de 8 horas de tecleo al mes, sin contar la revisión de errores.
Qué pedir a una herramienta de conversión
- Privacidad: que no guarde los extractos y procese en la UE.
- Comprobación de saldos con aviso de la línea exacta que falla.
- Formatos españoles: Norma 43 y las plantillas de importación de tu programa.
- Conversión por lotes: varios PDF a la vez al cerrar el trimestre.